Las principales funciones del Subdirector Administrativo son planear y dirigir las actividades de la administración de personal así como los recursos financieros y materiales requeridos por la Institución de acuerdo con las disposiciones de la Secretaría de Educación y Cultura ( S. E. y C.) así como gestionar y proporcionar los servicios necesarios para el funcionamiento de la Institución y el encargado para sustituir al Director de la Escuela en caso de ausencia temporal.
Presentar al director del plantel el cuadro de necesidades de recursos humanos, materiales y financieros de la institución. Planear, dirigir y controlar las actividades de la administración del personal, recursos materiales, de acuerdo con las disposiciones establecidas por la Secretaría de Educación y Cultura de Coahuila. Revisar y turnar para firma del director, los documentos lo relativo a bajas, altas, permisos, licencias, sanciones, cambio de personal y demás incidencias del personal adscrito al plantel. Sustituir al director de la escuela durante sus ausencias temporales y representarlo cuando él lo disponga.
Apoyar oportunamente a los diversos órganos del plantel con la información que soliciten, a través de las autoridades correspondientes.
Integrar, en coordinación con el oficial mayor, los expedientes de los educandos, así como su actualización permanente.
Disponer la elaboración de la documentación escolar de inicio y fin de cursos, de informes y estadísticas y los informes que requiera el director, y las demás autoridades educativas. Llevar al corriente los libros y documentos siguientes:
1 - Libro de Asistencia de Profesores.
2 - Libro de Matrículas de alumnos y cédulas de estadística correspondiente.
3 - Libro de Calificaciones y bajas de alumnos.
4 - Libro de actas de Exámenes, revalidaciones y promedios anuales de calificaciones.
5 - Libro de Actas de la Academia de Profesores; Colegiados y Comité de Planeación.
6 - Inventarios.
7 - Libros de gastos y comprobantes respectivos. Estado Financiero.
8 - Los expedientes necesarios.
9 - Directorios de los profesores, de alumnos y de Instituciones y personas con las que la Escuela tenga relación.
10- Las estadísticas, cuadros y gráficas correspondientes que fuesen necesarios.
11- Registro de Visitantes.
Resolver, en coordinación con el director, los problemas que se generen por la inasistencia del personal de la institución. Supervisar que se envíen oportunamente los informes sobre escolaridad y comportamiento a los padres de familia. Firmar boletas de calificaciones y demás documentos escolares. Elaborar y actualizar la planta de personal del plantel.
Actuar como secretario de las juntas académicas y de personal convocadas y llevar al corriente el libro de actas de la misma.
Asistir a reuniones convocadas por la dirección del plantel y autoridades superiores.
Verificar las condiciones y el adecuado funcionamiento de los servicios de archivo, almacén, intendencia, vigilancia, transporte, reproducciones gráficas y en general del mobiliario y equipamiento en el plantel.
Expedir certificados y constancias de acuerdo con los datos existentes en los archivos, previo acuerdo de la Dirección. Tener el mayor trato posible con los alumnos, a fin de conocerlos mejor. Investigar, con la cooperación de la Prefectura, los motivos de las faltas de los alumnos de (asistencia y de conducta en general). Dar a conocer a los profesores las disposiciones de la Dirección.
Ser jefe inmediato del personal administrativo y de apoyo y formular el Reglamento para éstos. Desempeńar los trabajos o comisiones que con relación a su empleo lo designe el Director. Vigilar con todo escrúpulo la conservación y aseo del edificio y sus anexos, muebles y enseres.
Coordinar la difusión y divulgación de avisos e información institucional a través de la línea jerárquica.